Hujjatlarga qo‘yiladigan asosiy talablar
Har bir hujjat mazmunli, aniq, sodda, to‘liq va shaklan ixcham bo‘lishi lozim. Hujjat matni davlat tili talablariga rioya qilingan holda tuziladi. Hujjatga uning mazmunini aniq va lo‘nda ifodalovchi sarlavha qo‘yilishi shart. Bu talablar hujjat mazmunini to‘g‘ri anglash, uni ko‘rib chiqish va ijrosini ta’minlashda muhim ahamiyatga ega.
Hujjatlarni qabul qilish va ro‘yxatdan o‘tkazish tartibi
Mahalliy Kengashga hujjatlar qog‘oz yoki elektron shaklda kelib tushishi mumkin. Kelib tushgan har bir hujjat kotibiyat tomonidan qabul qilinadi, dastlabki ishlovdan o‘tkaziladi va belgilangan tartibda ro‘yxatdan o‘tkaziladi. Elektron hujjatlar bilan ishlash himoyalangan axborot tizimlari orqali amalga oshiriladi. Kelib tushgan hujjatlarning tegishli tartibda ko‘rib chiqilishi va ijrochilarga etkazilishi ta’minlanadi.
Hujjatlar bilan ishlash uchun mas’ul shaxslar
Ish yuritishning holati uchun javobgarlik mahalliy Kengash kotibiyati mudiri zimmasiga yuklatiladi. Kotibiyat mahalliy Kengash sessiyalari va doimiy komissiyalar faoliyatida ish yuritishga tashkiliy va uslubiy jihatdan ko‘maklashadi. Shuningdek, hujjatlarni ro‘yxatga olish, saqlash va ularning ijrosini ta’minlash uchun ham kotibiyat mas’ul hisoblanadi.
Hujjatlarni imzolash va rasmiylashtirish
Hujjatlar vakolati doirasida mahalliy Kengash raisi, doimiy komissiyalar raislari yoki kotibiyat mudiri tomonidan imzolanadi. Hujjatlarni rasmiylashtirishda belgilangan shakl va rekvizitlarga qat’iy rioya etilishi kerak. Hujjatning asl nusxalari kotibiyatda saqlanadi.
Hujjatlarni jo‘natish tartibi
Hujjatlar tashkilotlarga, ularning tarkibiy bo‘linmalariga yoki aniq shaxs nomiga yo‘llanadi. Jismoniy shaxsga hujjat yuborilayotganda avval pochta manzili, so‘ngra shaxsning ismi va familiyasi ko‘rsatiladi. Bir nechta manzilga hujjat yuborishda ham belgilangan qoidalarga amal qilinishi shart.